Suora digitaalinen arkisto -toiminnon määrittäminen skannausta varten (valinnainen)
18
4 Suora digitaalinen arkisto -toiminnon
määrittäminen skannausta varten
(valinnainen)
Suora digitaalinen arkisto -toiminnolla voi skannata
asiakirjoja suoraan enintään kymmeneen verkossa
olevaan jaettuun kansioon. Suoraa digitaalista
arkistointia käytettäessä ei tarvita erillistä
skannausohjelmistoa. Tällöin tiedostoja ei myöskään
tarvitse skannata ensin omalla tietokoneella määritettyyn
verkkokansioon siirtämiseksi.
HUOMAA: Suoraa digitaalista arkistointia voi käyttää
HP Officejet L7600/L7700 all-in-one -malleilla, jotka on
kytketty suoraan verkkoon joko langattoman yhteyden
tai Ethernet-kaapelin välityksellä.
HUOMAA: Suora digitaalinen arkisto -toiminto ei tue
Windowsin Active Directorya.
Suora digitaalinen arkistointi…
käytännössä!
Äskettäin graafiseen suunnitteluun keskittynyt pienyritys
päätti käsitellä kaikki laskut, sopimukset ja kuluraportit
Suora digitaalinen arkisto -toiminnolla. Jatkossa
toimistopäällikön ei enää tarvitse lajitella laskujen tai
muiden asiakirjojen paperikopioita, vaan hän luo niistä
toimiston all-in-one-laitteella sähköiset kopiot, jotka
tallentuvat toimiston verkossa olevaan tietokoneeseen
automaattisesti.
Järjestelmän määrittäminen…
Toimistopäällikkö pyysi tietokoneisiin perehtynyttä
työntekijää määrittämään suoran digitaalisen arkistoinnin
toiminnot.
Ensimmäiseksi työntekijä
loi asiakirjojen
tallennukseen valitun
tietokoneen kiintolevylle
kolme erillistä kansiota
(Laskut, Sopimukset ja
Kuluraportit).
Seuraavaksi hän määritti
kansioiden käyttöoikeudet
siten, että all-in-one-laite
pystyi tallentamaan
tiedostot kuhunkin
kansioon.